Ogni azienda ha attività che si ripetono e che nessuno rivendica volentieri: trascrivere dati da un documento all'altro, smistare richieste, compilare report identici, cercare informazioni che qualcuno ha già cercato la settimana prima. Sono i candidati naturali all'automazione, ma non tutti lo sono davvero.
Distinguere quali conviene automatizzare e quali no è la parte del lavoro che determina se il progetto produrrà un risparmio o un costo aggiuntivo.
I tre criteri di selezione
Un'attività è un buon candidato quando soddisfa tutte e tre le condizioni seguenti. Se ne manca anche una sola, il conto tende a non tornare.
Frequenza
L'attività si ripete molte volte nell'arco di un mese. Quello che accade poche volte l'anno non giustifica il lavoro di progettazione.
Stabilità delle regole
Il modo di svolgerla non cambia di continuo. Regole che cambiano richiedono manutenzione, e la manutenzione erode il beneficio.
Prevedibilità dell'input
I dati o i documenti in ingresso hanno una forma ricorrente. Input sempre diversi moltiplicano i casi da gestire.
Come si calcola il beneficio reale
Il calcolo che conta non è quanto tempo l'automazione fa risparmiare in teoria, ma quanto ne resta dopo aver considerato il lavoro che introduce.
- Il tempo che l'attività assorbe oggi, misurato e non stimato a memoria
- Il tempo di verifica che resterà comunque necessario dopo l'automazione
- Il costo ricorrente del servizio o dello strumento utilizzato
- Il tempo di manutenzione quando cambiano formati, regole o sistemi collegati
- Il costo iniziale di progettazione, distribuito su un orizzonte realistico
Un'automazione che riduce il tempo del settanta per cento ma richiede una verifica completa su ogni caso ha risparmiato molto meno di quanto sembri: ha ridotto la fatica, non il tempo. È un beneficio reale, ma va contabilizzato per quello che è.
Dove serve comunque una persona
La domanda giusta non è se un'attività possa essere automatizzata, ma quale livello di controllo richiede. Le tre situazioni tipiche sono queste.
Nessuna verifica
Attività a basso impatto in cui un errore occasionale è tollerabile e verrebbe comunque intercettato più avanti.
Verifica a campione
Attività ripetitive con conseguenze contenute, in cui un controllo periodico è sufficiente a monitorare l'affidabilità.
Verifica su ogni caso
Attività in cui un errore ha conseguenze economiche, contrattuali o di sicurezza. Qui l'automazione assiste, non decide.
Stabilire in quale categoria ricade ciascuna attività è una decisione di processo che va presa esplicitamente. Lasciarla implicita è il modo più rapido per ritrovarsi con un errore che nessuno ha intercettato perché ciascuno pensava che controllasse qualcun altro.
Le attività che quasi sempre conviene automatizzare
- Trascrizione di dati da documenti ricorrenti verso il gestionale
- Smistamento e classificazione di richieste in categorie definite
- Ricerca di informazioni all'interno di archivi documentali aziendali
- Prime stesure di documenti standard, da rivedere prima dell'invio
- Controlli di completezza e coerenza su dati inseriti manualmente
- Estrazioni e report ricorrenti richiesti sempre nella stessa forma
Le attività che quasi mai conviene automatizzare
- Trattative, valutazioni e decisioni che dipendono dal contesto
- Processi che nessuno in azienda sa descrivere in modo univoco
- Attività il cui volume è basso ma la cui complessità è alta
- Casi in cui i dati di partenza sono disordinati: prima va sistemata la fonte
- Attività in via di cambiamento, che verranno riorganizzate a breve
Prima di automatizzare, descrivere
Un ostacolo ricorrente non è tecnologico: molte attività non sono mai state descritte con precisione. Vengono svolte da anni da persone che hanno costruito un metodo proprio, con eccezioni che nessuno ha messo per iscritto.
Tentare di automatizzare un processo che non si sa descrivere produce sistematicamente lo stesso esito: lo strumento gestisce i casi normali e si blocca su quelli particolari, che sono spesso la parte che assorbiva il tempo. Per questo la descrizione del processo precede l'automazione, e in alcuni casi è già sufficiente a risolvere il problema senza automatizzare nulla.
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